Оптимизация штата — важный аспект для бизнеса, который может существенно повлиять на производительность труда и качество процессов. Для многих компаний такая оптимизация приравнивается к массовым сокращениям персонала, но чаще всего такое радикальное решение оказывается неэффективным — в результате без рабочих рук бизнес просто не может работать, не говоря уже о развитии. Так как же оптимально распределить трудовые ресурсы, сэкономить и не ухудшить качество процессов? Своим мнением на этот счет с медиа-порталом Caravan.kz поделилась эксперт по рынку труда и платформенной занятости в Казахстане Арина Пирогова.
Обратимся к опыту бизнес-гигантов
Неважно, в какой области и на каком региональном рынке развивается бизнес — рациональное распределение ресурсов всегда в приоритете, тем более в период, когда один экономический кризис сменяется другим. В этом случае важно найти баланс, при котором компания снизит свои расходы на ФОТ, но при этом сохранит свои показатели эффективности. Успешные кейсы есть, с них и начнем.
Так, наиболее показательным примером становятся крупные западные технологические компании: Amazon, Facebook и другие IT-гиганты за последние месяцы сократили тысячи рабочих мест. Пострадал ли от этого их бизнес? Нет, скорее, выиграл. В чем же их секрет, и как правильно провести оптимизацию без потерь в качестве процессов и производительности труда?
Пример западных компаний, конечно, не до конца вписывается в контекст реалий наших бизнесменов, однако кое-чему научить может. Кого затрагивали сокращения там? В первую очередь, персонал, выполняющий дублирующие функции, затем тех, чей труд может быть автоматизирован, следом — тех, кого можно безболезненно заменить проектными служащими или фрилансерами, а также сотрудников, нанятых на перспективные проекты в период хороших времен, когда бизнес мог позволить себе инвестировать в направления, которые начнут приносить прибыль еще нескоро. Всего за 2022 год, по данным журналистов New York Times, без работы могли остаться свыше 100 тысяч специалистов. Чему такой подход может научить нас? Любой оптимизации и сокращению должен предшествовать качественный и тщательный аудит трудовых ресурсов и процессов внутри самой компании.
Как эффективно провести аудит?
Для этого можно воспользоваться компетенциями внешних подрядчиков, заказав аудит у соответствующей фирмы. А если бюджет этого не позволяет, даже простой анализ компетенций каждого сотрудника, распределение задач в соответствии с их квалификацией посредством коротких сессий интервью вместе с руководителями департаментов и сотрудниками отдела кадров позволят лучше понимать картинку внутри и не наделать ошибок.
Только, когда внутренние процессы в компании становятся более прозрачными, можно считать, что будущая оптимизация пройдет эффективно и с минимальным уроном для бизнеса.
А действовать тут стоит по тому же сценарию, который мы рассматривали в самом начале. Выявить и устранить дублирующие роли, если в них нет смысла, а также сотрудников из отделов, которые не генерируют достаточно выручки. Непрофильные для компании компетенции, которые могут быть выведены за штат или автоматизированы за счет софта. А теперь обо всем поподробнее.
Автоматизация бизнес-процессов — возможность не расширять штат
Внедрение современных технологий может значительно сократить время, необходимое для выполнения рутинных дел, что позволит сотрудникам заняться более важными задачами. Это также снизит количество ошибок и улучшит качество выполнения задач. А какие-то программы могут не только повлиять на эффективность отделов, но и даже заменить их частично или полностью.
Так, сервисы электронного документооборота, вроде Documentolog, ЭСЭДО или Тенгридок позволяют сократить расходы на обмен документами и курьерские услуги. Бухгалтерские утилиты и системы учета, вроде 1С:Бухгалтерия, разгружают отделы КДП и бухгалтерию, закрывая рутинные задачи, так что с делами, на которые раньше требовался целый отдел, сейчас может справиться и один человек. Также на рынке существуют и HR-сервисы, которые автоматизируют поиск, назначают интервью и помогают формировать отчеты — Huntflow или Recrutoman, к примеру. А также решения вроде Quick Work, которые способны автоматизировать поиск, подписание договоров, подготовку отчетов, выплаты и даже уплату налогов при сотрудничестве с внештатными исполнителями.
Безусловно, интеграция таких решений также требует расходов на внедрение, какое-то время сотрудникам нужно будет потратить на адаптацию к технологиям. Но экономический эффект от их внедрения уже в краткосрочной перспективе окупает их с лихвой.
Вывод компетенций за штат — возможность сохранить качество
Кроме этого, относительно безопасным способом оптимизации штата, который позволит бизнесу сэкономить, но не забуксовать и не потерять в производительности, является вывод компетенций за штат. Так, с задачами, за которые вы платили зарплату сотрудникам, может справиться и фрилансер, или целая группа распределенных специалистов за штатом.
Аренда кадров вместо найма — хороший способ не только сократить издержки, но и повысить мобильность бизнеса в плане подхода к ресурсам. Такие команды можно быстро «пересобирать» при необходимости, расширять или сужать намного быстрее, чем в классическом найме. А найти надежных исполнителей опять же помогут сервисы, которые давно уберизируют рынок.
Например, биржи фриланса, вроде AllFreelance, обладают большой библиотекой специалистов, системой рейтингов, позволяют вести коммуникацию прямо внутри платформы. Или платформа Quick Work, которая закрывает рутинные задачи, вроде контрактования, выплат и отчетов.
Можно пойти и по более классическому пути и искать фрилансеров самостоятельно, можно обратиться к аутстаффинговым агентствам. Сценариев тут множество. А тренд на аренду кадров, который становится сильнее с каждым годом, доказывает эффективность такого подхода в бизнес-среде. Так, по данным аналитиков PwC объем мирового рынка фриланса превышает сейчас $7 трлн. Опыт работы фрилансером есть у каждого третьего занятого в мире. В Казахстане этот показатель скромнее, так, по официальной статистике, фрилансеров в стране около 250 тысяч, или 4 % от числа всех трудящихся.
Однако это число в будущем будет только расти вслед за «захватом» рынка труда зуммерами, распространением удаленных форматов труда и курсом компаний на оптимизацию в кризисный период. Так что к концу года можно ожидать как минимум удвоения числа свободно занятых в стране. Подобный тренд наблюдается на рынке в последнюю пятилетку, а начало было положено еще раньше. Так, в период с 2017 года по 2021-й число исполнителей, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера, в Казахстане выросло на 40 %.
Закономерный вопрос — что можно безболезненно вывести за штат?
Это может быть что угодно, от клининга до бухгалтерии, администрирования сайта или интернет-маркетинга. Даже если компании предстоит сложная задача вроде разработки мобильного приложения, тратить ресурсы на поиск, наем и адаптацию команды необязательно. Куда более экономным вариантом может оказаться привлечение аутсорс-команды на временный проект. Однако стоит помнить, что злоупотреблять таким подходом тоже не стоит.
Аутсорсинг и аутстаффинг — это про неосновные задачи бизнеса. Если вы занимаетесь дизайном интерьеров, то именно штат ваших специалистов определяет вашу ценность для заказчиков. Строить конкурентоспособную компанию на неэксклюзивных и временных специалистах будет непросто.
Грамотная оптимизация штата — возможность снизить расходы и повысить эффективность
Резюмируя, можно уверенно сказать, что оптимизация штата — реальный шанс для бизнеса пересмотреть свои расходы, обнаружить новые точки роста и выиграть благодаря этим вводным. В этом случае как никогда актуальна поговорка: сэкономил значит заработал; поэтому грамотная и своевременная оптимизация — залог выживаемости и конкурентоспособности для большинства бизнесов. И это актуально не только в период кризисов: в целом постоянная фокусировка на рациональное распределение ресурсов дает фору компаниям и высвобождает как время, так и бюджет на развитие своих проектов.