Рекламные ролики и слоганы про бешеный ритм будней, стрессы и депрессии емко описывают бытовой триллер… для успешного продвижения антидепрессантов и технических причиндалов. О том, что ни то ни другое отнюдь не панацея, подозревают даже средние умы. Однако нас, независимо от высоты положения в обществе и доходов, всегда отличали доверчивость и… лень! Понятием «менталитет» мы бравируем перед иностранными партнерами, слово «авось» – всегда наготове для внутреннего пользования. А жизнь между тем ускоряется и ужесточается. Под боком – суперорганизованные китайцы, перед которыми давно трепещут даже Штаты, да и в рамках Таможенного союза с нашей бесшабашностью нам не поздоровится. Кто виноват – понятно, но что делать? Выход есть, и совершенно бесплатный, заверяет Business Resource.
Убийцы времени
Автор идеи противоестественности темпа жизни современного человека, нобелевский лауреат по этологии (науки о поведении животных) Конрад Лоренц сравнивает жителей XXI века с райскими птицами: оперение причудливо, но нефункционально. О том же сигнализируют результаты исследований. Большую часть драгоценного рабочего времени публика, нашпигованная мобильной связью, Интернетом и гаджетами, теряет впустую. Очевидно, что и с личным временем у большинства та же беда.
Бездумно тратить основную «валюту» информационного общества нам помогают внутренние и внешние «пожиратели времени»:
– неумение говорить НЕТ;
– привычка вести несколько дел одновременно;
– неверная оценка сроков и объемов работ;
– неумение расставлять приоритеты;
– проверка почты (блогов, форумов, соцсетей) каждые 10–15 минут;
– бесконечные перекуры и чаепития с коллегами;
– совещания;
– телефонные звонки и SMS;
– пробки на дорогах.
Борьба с этими монстрами – одна из главных функций тайм-менеджмента. Первоочередная цель – избавиться от 80% помех, которые методично убивают время.
Ешьте лягушек!
Тех, кто не думает о секундах свысока, видно за версту – они создают бренды, выводят компании на мировой уровень и пополняют списки Forbes. Причем инструменты для достижения успеха лежат на поверхности. А эксперты щедро делятся знаниями о «заветном пинке». «Дефицит времени – болезнь, которую можно излечить», – считает Глеб Архангельский, самый известный российский консультант по тайм-менеджменту. Свою систему он выстроил на простой идее: время – единственный ресурс, который нельзя восполнить! (В отличие от денег.) По его мнению, тайм-менеджмент нужно рассматривать не как рецепт «успеть все», а как средство, что позволяет тратить время на главное. И добиваться успеха. На аналогичных схемах держатся и все остальные суперидеи для современных суперменов.
Так, по методу Эйзенхауэра (34-го президента США) задачи следует делить на четыре группы:
1) срочные и важные, которые необходимо выполнить самому и немедленно;
2) срочные и неважные, их, несмотря на срочность, можно и нужно делегировать подчиненным;
3) несрочные, но важные. Решайте их сами, не допуская, чтобы они превратились в срочные;
4) несрочные и неважные. От этих задач следует отказаться вообще.
«Принцип Парето» помогает выявить наиболее ценную деятельность в течение всего рабочего дня. Иными словами, расставить приоритеты и составить четкий план:
– 20% времени, затраченного на планирование, сэкономит 80% времени при решении задачи;
– 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот;
– 80% эффективности совещания – результат 20% его длительности (совещания и планерки тоже полны помех, которые убивают время).
Но универсальным рецептам не надо следовать фанатично. Существует предел, после которого эффективность планирования подменяют скука и раздражение. Эксперты рекомендуют гибкий график: планировать 60% рабочего дня, 20% оставить для срочных и непредвиденных дел, а оставшиеся 20% приберечь на тот случай, если на вас найдет вдохновение (на профессиональную тематику, естественно).
По мнению Татьяны Филиной, исполнительного директора ТОО «Институт Директоров» и консультанта по организационному развитию, возлагать планирование на плечи сотрудников со стороны руководителя неверно. Самостоятельность коллектива должна быть под контролем на 80%. «Если планирование времени полностью делегировать подчиненным, то существует вероятность, что приоритеты будут расставлены с точки зрения личных целей линейных исполнителей, а не в интересах общего дела. К тому же только руководитель владеет более полной картиной происходящего и стратегическими направлениями в деятельности предприятия и может правильно расставить приоритеты», – уверяет эксперт.
«С моей работой трудно планировать рабочий график даже на месяц вперед. Время встреч зависит от клиентов, и мы всегда под них подстраиваемся», – говорит Аида Есмагамбетова, директор агентства зарубежной недвижимости Invest Realty, вице-президент Казахстанской федерации недвижимости. Имея степень МВА, г-жа Есмагамбетова изучила тайм-менеджмент досконально. И сделала вывод: не все, что красиво звучит в теории, блестяще на практике. «Основной принцип, которого я придерживаюсь, – это разделение дел на «слонов» и «муравьев». «Слоны» – это важные вопросы, которые нельзя откладывать, они напрямую влияют на результат бизнеса. «Муравьи» – это мелкие задачи, которые могут подождать. Но главное в борьбе с «муравьями» – не копить их слишком долго, иначе они завалят тебя», – делится опытом бизнес-леди.
А еще эксперты советуют почаще «есть лягушек». То есть в первую очередь выполнять самое неприятное и важное дело, которое не может томиться в долгом ящике. Британский бизнес-консультант Брайан Трейси считает, что эмоциональное напряжение и стрессы – следствие как раз таких задач, отложенных на крайний срок. Народная мудрость вторит: если с утра первым делом съесть живую лягушку, это будет лучшим утешением, что самое худшее за день уже случилось.
Особенности национальных привычек
К импортным профессиональным секретам многие отечественные управленцы относятся с недоверием. Одни вспоминают, что «Восток – дело тонкое», другие привыкли решать дела в режиме аврала, порой нескончаемого. Третьи уверены, что любые попытки искусственно внедрить правила эффективного труда не что иное, как пережиток тоталитаризма. Некоторые, наконец, действуют по принципу «война план покажет», что зачастую оправданно в наших реалиях.
«Раньше я считал, что хорошо бы довести до ума сначала один проект, а уж потом браться за другой, – рассказывает Бауржан Баймуханов, гендиректор ТОО «Торгово-транспортная компания» при НАК «Казатомпром». – Однако остановиться на чем-то одном никак не могу. Все-таки лучше вести сразу несколько больших дел, чтобы хотя бы один проект «выстрелил». Это помогает бизнесмену постоянно учиться чему-то новому, развиваться в различных направлениях, знакомиться и общаться с интереснейшими людьми из самых разных сфер.
«Может быть, это и неправильно для делового человека, но я живу по принципу «здесь и сейчас». Есть свободная минута – я забираю детей из школы и сада, и мы едем в кино или есть мороженое. В выходные целиком посвящаю себя семье и детям, – делится Аида Есмагамбетова. – Отпуск стараюсь планировать за два-три месяца, чтобы взять авиабилеты по льготным ценам на нужные даты и заранее забронировать отель». Подготовку к Новому году она начинает уже в сентябре. План строит четкий: завершить все дела к концу ноября, сдать отчеты и спокойно уехать в отпуск в декабре. «Но еще ни разу мне это не удавалось, обычно новогодняя суета затягивается до последнего», – признается бизнес-леди.
От особенностей характера, культуры и привычек в самом деле никуда не деться. Это признают и бизнес-тренеры. По словам Татьяны Филиной, в нашей культуре отношения важнее дела, творчество важнее порядка, и такие особенности в некоторых компаниях снижают эффективность. Но в то же время сильно структурированная деятельность и жизнь по жесткому регламенту приводит большинство наших людей в состояние стресса и дает ощущение несвободы, что тоже не способствует высоким результатам. А с «загнанными лошадьми» известно, что делают…
Науку о сбережении времени нельзя считать стопроцентно заокеанским продуктом. Еще всего лет тридцать назад только так называемые тунеядцы не вовлекались в систему научной организации труда и личного времени (НОТ). По ряду параметров и современный КЗОТ (Кодекс законов о труде) не имеет аналогов на Западе. Сергей Фролов, социолог-маркетолог с 30-летним опытом, завотделом информационно-аналитической работы и маркетинговых исследований ТОО «Quality Management Experts» (г. Караганда) рассказывает: «В советский период серьезно изучали эффективность времени. В Институте социологии при Академии наук исследовали бюджет и затраты времени населения – чтобы была продуманная система и устранялся бы «эффект понедельника». Тогда же ввели термин «последосуговая усталость» для описания явления, становившегося массовым. Что это? Настроение людей после десятидневного празднования Нового года.
Впрочем, такой симптом можно заработать и за один праздничный день».
Методы недавнего прошлого полезны сегодня обществу в целом и каждому из нас персонально. Сергей Фролов продолжает: «В 1987 году социологи Карагандинского госуниверситета совместно со специалистами из АН исследовали время горожан. Все, чем занимался человек более пяти минут на работе и дома, он записывал в тетрадь. Процедура называлась «хронометраж рабочего времени». Сейчас в Карагандинском городском маслихате проводят примерную работу. Читателям «РБК ЦА» я рекомендую как-нибудь в течение одних суток записать поминутно все свои действия. Уверяю: вы очень много полезного узнаете о собственном ежедневном графике! И сможете систематизировать свои действия, то есть сделать их гораздо более эффективными».
Теория и практика для роботопов
Казахстанским руководителям эксперты советуют не внедрять слепо новые производственные истины. А выбрать из всего разнообразия инструментов наиболее подходящие деятельности компании и темпераменту коллектива.
Считается, что тренинги по тайм-менеджменту полезны в первую очередь деловым людям, у которых мало свободного времени. А также менеджерам среднего звена, которые хотят не только успешно строить карьеру, но и чаще бывать с семьей. Не помешает теория и творческим натурам: вдохновение и бардак ничего общего между собой не имеют. Известно, что Верди и Бах не сочиняли очередной музыкальный шедевр, не завершив предыдущий. «Семью пятницами на неделе» грешил только Моцарт. Он работал над тремя композициями сразу, но на результатах это никоим образом не сказывалось.
Тем, кто не приравнивает себя к гениям-классикам, хороший тренинг точно не помешает, уверена Татьяна Филина. «Курсы и литература по тайм-менеджменту подсказывают конкретные инструменты, которые позволят не «изобретать велосипед», а воспользоваться накопленными знаниями в этой области».
По словам г-жи Филиной, если работодатель выбирает тренинг для своих топ-менеджеров, то ключевыми должны быть вопросы расстановки целей и приоритетов подчиненным, делегирования и инструментарий. Если же человек выбирает тренинг для себя, то основными моментами становятся вопросы прояснения личной системы ценностей и постановки целей. За два дня (а именно столько длятся традиционные тренинги по тайм-менеджменту) вам расскажут о методах планирования, хронометраже, устанавливаемом для каждого более или менее значимого дела, а также о способах делегирования и расстановки приоритетов. Профессиональный бизнес-тренер не навязывает «единственно правильный» метод, но показывает путь к нему. Иначе будет «хотели как лучше, а получилось как всегда». Терпения жить и трудиться по науке хватит недели на две. «Любая схема требует индивидуальной настройки», – полагает бизнес-тренер Глеб Архангельский. При самом удачном раскладе полезно подстроить график и под собственные биоритмы, чтобы «совы» и «жаворонки» удачно вписывались в рабочий ландшафт.
Один из самых надежных инструментов тайм-менеджмента — органайзер . Кроме блокнота это может быть Microsoft Office Outlook, Google Calendar, на крайний случай – стикеры или ватманы на рабочем столе. Выбор «подручного» напрямую зависит от темпа и системы работы. Как известно, самая острая память тупее самого тупого карандаша. Поэтому встречи, задачи и контакты необходимо «материализовывать» на бумаге. Или в специальном гаджете.
«Я пользуюсь по старинке ежедневником, он всегда со мной. Раньше использовала календарь в Outlook, но сейчас перешла на записи в мобильном телефоне. Проверяю почту, записываю, что нужно сделать и кому позвонить, и для этого не обязательно находиться в офисе», – рассказывает Аида Есмагамбетова.
А Бауржану Баймуханову справляться с «громадьем планов» помогают Outlook на компьютере и ремайндер на мобильном телефоне. «Казалось бы, ничего особенного… но это и вправду эффективно!» – отмечает он.
Источник: Алина Кириловская, Business Resource.